Nicht nur für große Firmen: 10 Gründe, warum Qualitätsmanagement für KMU essenziell ist

Qualitätsmanagement – viele Entscheider in kleineren und mittleren Unternehmen haben Berührungsängste bei diesem Thema. Dabei gibt es viele gute Gründe für KMU, ein Qualitätsmanagement aufzubauen.    

Ein zu komplexes Verfahren, das hohe finanzielle und personelle Investitionen erfordert, so lautet etwa eine weitverbreitete Meinung unter KMU-Managern. Ein Luxus-Feature, das sich Großkonzerne leisten können und eventuell dort sinnvoll ist. Diese Vorurteile halten einer praktischen Überprüfung nicht stand.

Kundenbindung erhöhen

Ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) verfügt über Rückmeldungsmechanismen, in denen die Kunden Feedback darüber geben, wie zufrieden sie mit der Leistung des Unternehmens sind. Hierdurch kann eine Firma frühzeitig gewarnt werden, dass sie die Erwartungen von Klienten unzureichend erfüllt. Durch dieses Warnsignal kann das Unternehmen seine Leistungen noch rechtzeitig verbessern, um kritische Kunden doch zufriedenzustellen. Andernfalls könnten die Käufer abwandern.

Gesetze und Richtlinien einhalten

Bereits beim Aufbau eines QMS werden alle relevanten Gesetze und Richtlinien der Branche in die Prozesse des Unternehmens eingearbeitet. Technische Standards oder Vorschriften von Behörden werden hierdurch beachtet und Verstöße gegen sie vermieden. Besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen besteht andernfalls die Gefahr, dass die Verantwortlichen in der Fülle eine gesetzliche Regelung übersehen.

Mitarbeiter motivieren

Durch Einsatz eines QMS wird auch in kleineren und mittleren Unternehmen klar definiert, welcher Mitarbeiter welche Aufgaben hat. Unklare Zuständigkeiten und ineffiziente Abläufe gehören somit der Vergangenheit an. Die Zusammenarbeit der Angestellten wird durch die klare Aufgabenverteilung angenehmer. Die Stimmung im Unternehmen verbessert sich dadurch, was sich wiederum positiv auf die Motivation der Mitarbeiter auswirkt.

Aufträge gewinnen

Für viele staatliche Stellen und Unternehmen müssen Unternehmen ein QMS besitzen, um als Lieferanten oder Partner überhaupt in Betracht zu kommen. Kleine und mittlere Unternehmen, die nicht darüber verfügen, schaffen es nicht einmal in die Auswahl potenzieller Lieferanten. Allein deswegen ist ein QMS unabdingbar für KMU, die um Aufträge öffentlicher und privater Auftraggeber werben.

Finanzielle Probleme vermeiden

Ein QMS zu implementieren und zu betreiben erfordert, dass ein Unternehmen sich einen belastbaren Überblick über die zur Verfügung stehenden Ressourcen verschafft. Diese Pflicht muss permanent gewissenhaft erfüllt werden, wenn das QMS seine Aufgabe erfüllen soll. Durch diese Aktivitäten werden auch die Finanzen der Firma immer genau überwacht. Das minimiert die Gefahr, dass das Unternehmen überraschend und unbemerkt in finanzielle Probleme gerät.

Kosten durch Frühwarneffekt senken

Je früher im Herstellungsprozess sichergestellt wird, dass die Produkte hohe Qualität besitzen, desto niedriger sind die gesamten Produktionskosten. Ein QMS soll frühzeitig ausschließen, dass es zu Fehlern bei der Entstehung eines Produkts kommt. Der Ansatz soll vermeiden, dass mögliche Makel erst bei der Produktkontrolle nach der Fertigstellung identifiziert werden. Dieser Frühwarneffekt durch das QMS senkt die Kosten für Fehler deutlich. Dieses gilt sowohl für materielle Produkte als auch für immaterielle Produkte im Dienstleistungsbereich.

Vertrauensaufbau durch QMS als Qualitätsindikator

Ein zertifiziertes QMS dokumentiert nachdrücklich, dass ein Unternehmen großen Wert auf Prozess- und Qualitätssicherheit legt. Die Firma unterzieht sich deswegen eines regelmäßigen Controllings, das alle Projektschritte und Prozessphasen sowie die Qualität der hergestellten Produkte umfasst. Das QMS sendet somit ein starkes Signal der Vertrauenswürdigkeit an potenzielle Geschäftspartner. Dies kann den Eintritt in neue Märkte erleichtern.

Transparenz über Prozesse herstellen

Qualitätsmanagement dokumentiert die betrieblichen Abläufe nachvollziehbar und transparent. Diese Auflistung beschreibt die die Prozesse im Unternehmen ausführlich und umfassend. Sie ist die Basis dafür, Fehler, Probleme und Optimierungsbedarf frühzeitig zu erkennen.

Neu eingeführte Standards garantieren

Unternehmen streben in der Regel permanent danach, Produkte und Prozesse zu verbessern. Ein QMS ist ein probates Mittel, um sicherzustellen, dass höhere Standards auch dauerhaft erreicht werden. Werkzeuge des Qualitätsmanagements können effektiv dabei unterstützen, die Verbesserungen nachhaltig umzusetzen.

Qualitätsverantwortung auf breitere Basis stellen

Wenn ein Unternehmen ein QMS einsetzt, dann wird auch die Verantwortung für hohe Qualität gleichzeitig auf mehrere Schultern verteilt. Nicht nur ein Qualitätssicherungsbeauftragter muss für dann prinzipiell für hohe Produkt- und Prozessstandards geradestehen, sondern alle Beteiligten an einem Prozess.