Prozessanalyse mit der Turtle-Methode

Modelle mit starken Bildassoziationen können dabei helfen, komplexe Prozesse zu veranschaulichen und zu systematisieren. So auch die Turtle-Methode, ein klassisches Tool für die Darstellung, Analyse und Verbesserung von Prozessen.

Beim Blick auf die Schildkröte aus der Vogelperspektive zeigen sich sieben Körperteile, die mit den wichtigen Elementen einer Prozessbeschreibung gefüllt werden. Die Befüllung erfolgt nach einem festen Schema und eignet sich insbesondere für die Dokumentation von Prozessen, zur Risikobewertung oder als Grundlage für Prozessoptimierungen. Die „Befüllung“ der Schildkröten-Körperteile erfolgt idealerweise als Teamwork aller am Prozess Beteiligten und versteht sich als dynamischer Prozess.

Die Elemente im Überblick:

Der Projektkern (Schildkröten-Rumpf)

Im zentralen Element des Diagramms wird der Prozess skizziert, und der Prozesseigner wird definiert.

Beispiel: Die Herstellungsabteilung eines Haushaltsgeräte-Herstellers ist beauftragt, pro Monat eine gewisse Stückzahl an Grillgeräten herzustellen. Um das Ziel zu erreichen, müssen die Chancen und Risiken definiert werden, wie z. B. eine preisliche Obergrenze für gute Verkaufsergebnisse als Chancen oder Sicherheits-Mindestanforderungen, um Unfälle mit dem Grill auszuschließen.

Die Aufgabe (Schildkrötenkopf)

Hier wird die Aufgabenstellung definiert (der Input), beispielsweise ein Produktionsprozess, der qualitativ hochwertige Produkte zum Ergebnis haben soll. Die Annahme könnte also lauten: Wir wollen einen Grill herstellen, der zuverlässig und witterungsbeständig ist, lange hält und einfach zu bedienen ist.

Die Arbeitsgrundlagen (rechtes Vorderbein)

Hier werden die Produktionsmittel dokumentiert: Welche Ausrüstung steht zur Verfügung, in welcher Umgebung und mit welchen Maschinen wird produziert? Wie funktioniert der Workflow bei der Produktion?

Messinstrumente (linkes Vorderbein)

Für die Bemessung von Qualität und Effizienz sind Indikatoren maßgeblich, welche hier gelistet werden. Welche Anforderungen sind zu erfüllen (z. B. gesetzlich vorgegeben oder von Prüfinstituten wie TÜV)? Welches Messinstrumentarium steht zur Verfügung? Wie werden die Ergebnisse dokumentiert?

Das Team (rechtes Hinterbein)

In diesem Sektor geht es um die Beteiligten des Produktionsteams: Welche Kenntnisse haben die Mitarbeiter, welches Fachwissen muss permanent verbessert werden? Gibt es besondere Skills, die die Produktion vereinfachen (z. B. Sprachkenntnisse, IT-Kenntnisse, Kenntnisse über die thermischen Vorgänge beim Grillen)?

Handlungsgrundlagen (linkes Hinterbein)

Steuerungsinstrumente für den Prozess werden an dieser Stelle dokumentiert: Gibt es individuelle Arbeitsanweisungen, Schaltpläne, bewährte Verfahren oder Sicherheitsbestimmungen, die bei der Herstellung einzuhalten sind? Wie werden die Prozesse gesteuert, dokumentiert und überwacht?

Zielkontrolle (Schildkröten-Schwanz)

Das Endprodukt (Output) rückt hier in den Fokus: Ist der Prozess dazu geeignet, ein Produkt zu erzeugen, das den Anforderungen der Kunden entspricht? In diesem Segment geht es um die selbstkritische Betrachtung des Produkts, idealerweise unterstützt durch Reports aus der Reklamationsabteilung sowie Kundenbewertungen.

Das Turtle-Modell beinhaltet nach der Befüllung alle wesentlichen Elemente, die bei der Herstellung des Wunschprodukts Einfluss ausüben. Im Teamwork wird nun überprüft, ob die Gesamtheit der Elemente so ausgewogen ist, dass die definierten Anforderungen im definierten Zeitplan und mit den kalkulierten Ressourcen erfüllt werden. Die Turtle-Methode ermöglicht es den Prozessbeteiligten, in einzelnen Bereichen nachzujustieren und einen direkten Ergebnisabgleich durchzuführen. Die Dokumentation von Prozessveränderungen lässt sofortige Rückschlüsse zu, sodass der Prozess sich kontrolliert beeinflussen lässt.

Fazit

Mit der Turtle-Methode lassen sich Prozesse transparent und nachvollziehbar abbilden. Wenn alle Elemente eines Prozesses sichtbar und dokumentiert sind, lassen sich mit partiellen Änderungen kausale Zusammenhänge erkennen, die zur permanenten Prozessverbesserung führen.