Erfolgsgarant: Mitarbeiter ins QM einbinden

Qualitäts-Management-Systeme (QMS) sind ein bewährter Schlüssel zum Erfolg und helfen Organisationen dabei, kontrolliert zu wachsen. Bei der Implementierung eines QMS in allen Bereichen ist die Integration der Mitarbeiter ein Schlüsselfaktor für die erfolgreiche Einführung. Es sind schließlich die Mitarbeiter, die das neue Qualitätsverständnis umsetzen und idealerweise auch mitgestalten müssen. Hier ein paar Tipps zur Mitarbeiter-Einbindung.

Die Einführung eines QMS muss aus Sicht der Mitarbeiter nicht unbedingt als willkommene Innovation gesehen werden. Schon der Begriff „Qualitätssteigerung“ impliziert, dass die Unternehmensführung mit der Produktivität des Unternehmens nur bedingt einverstanden ist. Darüber hinaus werden Begriffe wie „Audit“, „Zertifizierung“ und „Prozessoptimierung“ auf den ersten Blick von vielen vermutlich eher als zusätzliche Kontrollmechanismen verstanden. Das sind sie natürlich auch, nur haben sie ja nicht zum Zweck, Mitarbeiter zu kontrollieren oder zu mehr Leistung anzuspornen. Vielmehr geht es darum, jeden in der Organisation für das Thema Qualität zu sensibilisieren, da es für alle Beteiligten Vorteile bringen soll. Genau das sollte im Vorfeld der Einführung deutlich kommuniziert werden.

Vorteilskommunikation und Team-Spirit

Vor der Einführung oder Intensivierung eines QMS sollte in Richtung Mitarbeiter deutlich kommuniziert werden, welchem Zweck das QMS dienen soll. Es geht darum, ein gemeinsames Bewusstsein zu schaffen und den Mitarbeitern glaubhaft zu versichern, dass jeder Einzelne wichtiger Bestandteil des Systems sein wird. Dabei kommen für die Kommunikation folgende Aspekte in Betracht:

  • Es geht nicht um intensivere Arbeitskontrolle der Mitarbeiter.
  • Jeder im Unternehmen hat die Möglichkeit, aktiv mitzuwirken.
  • Für das Thema Qualitätssteigerung wird reguläre Arbeitszeit investiert (keine Zusatzbelastung).
  • Die positiven Effekte kommen allen zugute.
  • Das QMS schafft neue Optionen zur Karriere-Entwicklung.
  • Für qualitätssteigerde Projekte kann jeder Verantwortung übernehmen.
  • Wissen wird in regelmäßigen Schulungen (als Teil der Arbeitszeit) vermittelt.

Werden die Mitarbeiter auf diesem Weg von vorneherein in das QMS mit eingebunden, so ist mit einer hohen Akzeptanz seitens der Belegschaft zu rechnen.

Qualitäts-Projektgruppe als Keimzelle für Verbesserungen

In vielen Organisationen hat es sich bewährt, in den einzelnen Abteilungen Projektgruppen zu bilden, die sich regelmäßig im Rahmen der Arbeitszeit treffen. Die Teilnahme sollte den Mitarbeitern freigestellt werden, und prinzipiell sollte die Gruppe offen gestaltet werden. Jede Gruppe sollte einen Verantwortlichen aus den eigenen Reihen benennen, der die Meetings moderiert und für die Dokumentation verantwortlich ist – manchmal als QM-Person (QMP) betitelt. Diese Position lässt sich auch rollierend besetzen, etwa im halbjährlichen Wechsel. Die verantwortliche Person fungiert auch als Vermittler zu anderen Qualitätsgruppen im Unternehmen und kommuniziert an die nächste Hierarchie-Stufe des unternehmensweiten QMS. Die Meetings der Gruppe sollten mindestens einmal monatlich und in einem großzügigen Zeitrahmen stattfinden. Die Gruppe sollte Prozesse analysieren, Verbesserungen erarbeiten, diese dokumentieren und die Umsetzung in Handlungsanweisungen formulieren. Zum Meeting gehört auch das regelmäßige Controlling der bereits umgesetzten Maßnahmen und der messbaren Resultate.

Eine positive „Fehler-Kultur“ entwickeln

Fehler sind die wichtigste Quelle für echte Verbesserung. Gleichwohl herrscht in vielen Unternehmen noch die Fehlerkultur längst vergangener Zeiten. Die meisten Mitarbeiter haben eine Fehlerkultur verinnerlicht, die nur negative Assoziationen auslösen: Fehler sollte man lieber vertuschen, um nicht negativ aufzufallen und um eine schlechte Beurteilung zu vermeiden. In einem aktiven QMS sollte die Fehler-Kultur dahingehend verändert werden, dass ein Zugeständnis von Fehlern positiv bewertet wird. Wer Fehler macht, und deren Ursache auf den Grund geht, leistet einen aktiven Beitrag dazu, Fehlerquellen generell auszumerzen und dadurch zu mehr Zufriedenheit bei der Arbeit für sich selbst sowie für die Kollegen beizutragen. Den Mitarbeitern sollte klar werden, dass das aktive Kommunizieren eines Fehlers ein wertvoller Beitrag zur Qualitätssteigerung ist.

Workshops statt Schulungen und kommunikative Begleitung

Wie eingangs erwähnt ist ein funktionierendes QMS nur dann erfolgversprechend, wenn es von den Mitarbeitern getragen wird. Um alle in der Organisation über die geplanten, qualitativen Verbesserungen aufzuklären, müssen Schulungen organisiert werden. Idealerweise werden diese Schulungen in Form von Workshops angeboten. Das impliziert von vorneherein, dass es um eine aktive Beteiligung geht und dass jeder Mitarbeiter die Möglichkeit erhält, Qualitätsverbesserung mitzugestalten. Über die Schulungen hinaus sollte das QM-Projekt auch durch aktive und offene Kommunikation begleitet werden, beispielsweise als eigene Rubrik im Intranet. Mitarbeitern sollte die Möglichkeit gegeben werden, Vorschläge, Kommentare und Ideen zu kommunizieren und sich auch über die Abteilung hinweg am Prozess zu beteiligen.

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