Wie Sie mit dem 5S-Konzept den Arbeitsplatz effektiver machen
Unproduktivität ist oft eine Folge von schlechter Arbeitsplatzorganisation. Über alle Branchen und Arbeitsmodelle hinweg verschwenden Mitarbeiter einen zu großen Teil Ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen, durch umständliche Prozesse oder nicht angemessene Ausstattung des Arbeitsplatzes. Mit der 5S-Methode lässt sich eine Arbeitsorganisation installieren, die Zeit spart, Nerven schont und zu besseren Ergebnissen führt.
Vermutlich kennt jeder das Phänomen Zeitverschwendung durch Suchen: Mal ist es eine Adresse mal ein dringend benötigtes Programm oder es sind die Notizen vom letzten Meeting. Durchschnittlich verbringen laut einer Studie von McKinsey Mitarbeiter täglich weit über eine Stunde mit dem Suchen nach Informationen oder Produktionsmitteln, die sie für die aktuelle Arbeit benötigen. Eine Fraunhofer-Studie zum selben Thema kommt sogar noch auf drastischere Zahlen. Bis zu 30 Prozent der Arbeitszeit in klassischen Bürojobs werden verschwendet, das heißt, dass ein/e Vollzeitbeschäftigte/r in einem administrativen Unternehmenszweig an bis zu 60 Tagen pro Arbeitsjahr schlicht und ergreifend keine Wertschöpfung erzielt.
Mit dem 5S-Konzept optimale Arbeitsbedingungen schaffen
Hinter der 5S-Methode, die zum ersten Mal in japanischen Toyota-Produktionsstellen praktisch angewendet wurde, verbergen sich die Begriffe „Seiri“ (Aussortieren), „Seiton“ (Anordnen), „Seiso“ (Säubern), „Seiketsu“ (Standardisieren) und „Shitsuke“ (erhalten und verbessern). Prinzipiell ist es bei der Umsetzung völlig gleichgültig, ob es sich um einen Arbeitsplatz in der Produktion handelt oder um einen Schreibtisch-Job. Denn was für den Produktionsmitarbeiter Werkzeug, Kleinteile und Arbeitsmaschinen sind, benötigt der Kollege im Office in Form von Computern, Programmen, Schreibutensilien oder Kommunikationsgeräten.
Seiri – Aussortieren
Mittlerweile gibt es schon sehr erfolgreiche und populäre Plattformen, die sich mit dem Aufräumen in den eigenen vier Wänden beschäftigen. Grundsätzlich sind die Anforderungen für den Arbeitsplatz dieselben, die auch zu Hause funktionieren. Räumen Sie alles weg, das nicht unbedingt wichtig für die Arbeit ist. Leere Archivierungssysteme, Kartons mit alten Vordrucken, Kopien, Schütten mit Kopien von längst abgeschlossenen Projekten; all das kann weg und schafft Platz. Sortieren Sie Programme aus, die veraltet sind oder schon lange nicht mehr genutzt wurden. Entfernen Sie Technikschrott, Kabel und Devices, die ausgedient haben. Und löschen Sie Listen, Protokolle und sämtlich weiteren Daten, die längst zentral gespeichert wurden und nun nur noch lähmende Wirkung für die IT entfalten.
Seiton – Anordnen
Nach dem Aussortieren sollten nur noch Gegenstände, Schreibmaterialien, physische wie digitale Ordner und Programme übrig sein, die tatsächlich regelmäßig genutzt werden. Beim Anordnen gilt es nun, diese Gegenstände und Programme unter dem Gesichtspunkt Wichtigkeit so zu platzieren, dass die Anordnung einer Logik folgt und nachvollziehbar ist. Auf dem Schreibtisch sollten sich ausschließlich Dinge befinden, die für die tägliche Arbeit häufig gebraucht werden. Dasselbe gilt für den PC – auf dem Bildschirm sollten ausschließlich die Ordner und Programme zu finden sein, die täglich in Gebrauch sind. Erstellen sie eine Hierarchie-Liste und ordnen Sie alles so an, dass sie nicht mehr lange suchen müssen und jeder Handgriff ebenso sitzt wie der Klick mit der Maus.
Seiso – Säubern
Ist die Ordnung nach logischen Erwägungen hergestellt, kommt nun die Säuberung. Diese versteht sich einerseits als Hygienemaßnahme. Denn wie wir alle wissen, lauern in verdreckten Tastaturen, auf schmutzigen Displays oder in verklebten Telefonhörern jede Menge Keime. Höchste Zeit also, eine gesunde und saubere Arbeitsatmosphäre herzustellen. Gleichzeitig bietet sich jetzt nochmal die Chance zur „virtuellen Reinigung“, etwa durch ein nochmaliges Hinterfragen, ob Gegenstände tatsächlich dort stehen oder liegen müssen, wie es der Gewohnheit entspricht. Bei diesem Schritt ist die Überlegung durchaus sinnvoll, ob nicht jeder Mitarbeiter täglich ein Zeitfenster bekommt, um eine tägliche Reinigung durchzuführen. Dazu sollten auch einheitliche Utensilien bereitgestellt werden (Staubtücher, Bildschirmreiniger, feuchte Tücher).
Seiketsu – Standardisieren
In vielen Unternehmen werden derzeit Überlegungen dazu angestellt, wie künftig das Homeoffice in die Arbeitsprozesse integriert wird. Das heißt unter Umständen, dass Arbeitsplätze im Büro wegfallen und sich Mitarbeiter an Präsenztagen nicht mehr am gewohnten „eigenen“ Arbeitsplatz sitzen, sondern an einem x-beliebigen Schreibtisch, der fortan flexibel von allen Kollegen genutzt wird. Das macht es erforderlich, den Aufbau des Arbeitsplatzes zu standardisieren, damit jeder Mitarbeiter schnell und effektiv mit der Arbeit beginnen kann, unabhängig davon, wo er an diesem Tag sitzt. Dazu gehören gleiche Anordnungen von Materialien in Schubladen, gleiche Ausstattung mit Computer-Equipment und zentrale Zugriffsmöglichkeiten auf Teamordner, Kopierpapier, Handbücher, Listen oder Arbeitsanweisungen.
Shitsuke – Selbstdiziplin
Ist der neue Ordnungsstandard einmal hergestellt, besteht natürlich die Gefahr, dass durch den üblichen „Schlendrian“ das vorherige Chaos sich allmählich wieder einstellt. Dies gilt es zu verhindern, indem jeder Mitarbeiter zur Selbstdisziplin angehalten wird. Idealerweise bekommt er dazu auch die benötigte Zeit und das Wiederherstellen der Ordnung geht nicht von seiner Freizeit ab.
Zur „Überprüfung“ der Selbstdisziplin haben sich auch 5S-Audits bewährt, bei denen sich Kollegen gegenseitig an die Selbstdisziplin „erinnern“.
Tipp: Ein sinnvolles und gut kombinierbares Konzept ist das bewährte „Clean Desk“-Konzept. Dieses verpflichtet jeden Mitarbeiter, seinen Arbeitsplatz so zu verlassen, dass am nächsten Morgen jeder andere Mitarbeiter, der zufällig an diesem Platz arbeiten muss, alles so vorfindet, wie es dem Standard entspricht. Wenn das Clean Desk-Konzept eingeführt wird, sollte es ebenfalls Teil der Arbeitszeit sein und nicht nach dem „Ausstempeln“ erfolgen – sonst hat der Mitarbeiter schnell das Gefühl, zusätzlich zum Job auch noch für die „Gebäudereinigung“ verantwortlich zu sein.
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